Zásady zpracování osobních údajů
Tady najdete, jaké osobní údaje zpracovávám o dětech v terapii, jejich rodičích a návštěvnících webu, proč to dělám, jak dlouho údaje uchovávám a jaká máte práva.
Účinné od [DATUM].
1. Úvod
Tyto zásady vycházejí z nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, „GDPR“), zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, zákona č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách, vyhlášky č. 98/2012 Sb., o zdravotnické dokumentaci, a zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích.
2. Kdo je správce
Správcem osobních údajů je Alžběta Grymová, IČO [IČO], místo podnikání [ADRESA] (dále „já“).
Kontakt ve věcech osobních údajů: e-mail [E-MAIL], telefon [TELEFON], nebo písemně na adrese místa podnikání.
Ordinace sídlí v prostorách dětské ambulance Malé divy s.r.o. v Poděbradech, ergoterapii ale poskytuji jako samostatná praxe. Za údaje z ergoterapie odpovídám já, ne Malé divy s.r.o.
Pověřence pro ochranu osobních údajů nemám jmenovaného. Jako jednotlivá poskytovatelka péče nezpracovávám údaje ve velkém rozsahu, takže mi tato povinnost podle čl. 37 GDPR nevzniká.
3. Na koho se zásady vztahují
- děti v ergoterapii (dále „klienti“),
- rodiče a další zákonní zástupci klientů,
- zájemci o terapii, kteří mě kontaktují přes web, e-mailem nebo telefonem,
- návštěvníci webu.
4. Údaje o dětech v terapii, včetně zdravotních
Při ergoterapii zpracovávám i údaje o zdravotním stavu dítěte. Jde o zvláštní kategorii osobních údajů podle čl. 9 GDPR, proto s nimi zacházím se zvýšenou péčí.
- Jaké údaje: identifikační údaje dítěte v rozsahu, který vyžaduje vyhláška o zdravotnické dokumentaci; údaje o zdravotním stavu a vývoji dítěte, které jsou pro terapii potřeba (např. diagnózy, zprávy jiných odborníků, které mi předáte, výsledky vyšetření a průběh terapie); záznamy o vašem souhlasu nebo nesouhlasu s navrženou péčí.
- Účel: poskytování ergoterapie a vedení zdravotnické dokumentace.
- Právní základ: plnění právní povinnosti vést zdravotnickou dokumentaci (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR a § 53 a násl. zákona č. 372/2011 Sb.). Pro zdravotní údaje poskytování zdravotní péče (čl. 9 odst. 2 písm. h) GDPR).
- Mlčenlivost: jako zdravotnická pracovnice mám o všem, co se při terapii dozvím, zákonnou povinnost mlčenlivosti.
Údaje o dítěti používám výhradně pro jeho péči. Údaje nad rámec toho, co ukládá zákon, zpracovávám jen s vaším předchozím písemným souhlasem.
Údaje o dítěti s nikým nesdílím bez vašeho souhlasu, s výjimkou případů, kdy to ukládá zákon. Pokud by bylo užitečné spolupracovat s dalšími odborníky, kteří o dítě pečují (pediatr, škola, logoped apod.), vždy se vás nejdřív zeptám.
5. Údaje rodičů a zákonných zástupců
- Jaké údaje: jméno a příjmení, vztah k dítěti, kontaktní údaje (telefon, e-mail, adresa), údaje o platbách.
- Účel: domlouvání termínů, komunikace o průběhu terapie a vyúčtování.
- Objednávání: termíny a komunikace probíhají přes online systém Medevio. Pokud si v Medevio založíte vlastní pacientský účet, je pro údaje v tomto účtu správcem společnost Medevio s.r.o. podle svých zásad.
- Právní základ: plnění smlouvy o poskytnutí terapie (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). U údajů o platbách také plnění právních povinností v oblasti daní (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).
6. Zájemci, kteří mě kontaktují
- Jaké údaje: jméno, e-mail, telefon (nepovinný) a obsah zprávy z formuláře, e-mailu nebo telefonátu.
- Účel: odpovědět na dotaz a případně domluvit první setkání.
- Právní základ: jednání o uzavření smlouvy na vaši žádost (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). U obecných dotazů můj oprávněný zájem na tom, abych vám mohla odpovědět (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
Prosím, neuvádějte do formuláře ani do prvního e-mailu podrobnosti o zdravotním stavu dítěte. Stačí napsat, s čím potřebujete pomoct, podrobnosti probereme osobně.
7. Návštěvníci webu a cookies
Hostingová služba při každé návštěvě automaticky zpracovává technické údaje (IP adresu, typ prohlížeče, čas přístupu), aby web mohla bezpečně doručit a chránit ho před útoky. Právním základem je oprávněný zájem na provozu a zabezpečení webu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Tyto údaje nepoužívám k vaší identifikaci.
Web nepoužívá cookies ani analytické a marketingové nástroje, proto nevidíte žádnou cookie lištu. Pokud si ručně přepnete světlý nebo tmavý vzhled, uloží si váš prohlížeč tuto volbu do svého úložiště. Volba zůstává jen ve vašem zařízení a nikam se neodesílá. Jde o uložení nezbytné pro službu, kterou jste si sami vyžádali (§ 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb.), takže k němu není potřeba souhlas.
8. Jak dlouho údaje uchovávám
Údaje uchovávám jen po dobu, kterou vyžaduje zákon nebo účel zpracování. Po jejím uplynutí je bezpečně zlikviduji.
| Údaje | Doba uložení | Proč |
|---|---|---|
| Zdravotnická dokumentace dítěte | 5 let od posledního vyšetření | Vyhláška č. 98/2012 Sb., příloha 3, bod 2 (ostatní ambulantní péče) |
| Doklady o platbách | Po dobu stanovenou daňovými a účetními předpisy [doplnit konkrétní lhůtu] | Plnění právních povinností |
| Kontaktní údaje rodičů pro objednávání a komunikaci | 1 rok po ukončení terapie | Plnění smlouvy; údaje o zákonném zástupci, které jsou součástí zdravotnické dokumentace, se uchovávají spolu s ní |
| Dotazy, ze kterých nevznikla spolupráce | 1 rok od poslední komunikace | Abych mohla navázat, když se ozvete znovu |
| Technické údaje z návštěvy webu | [podle nastavení hostingu – doplnit] | Provoz a zabezpečení webu |
9. Komu údaje předávám
Údaje neprodávám ani je nepředávám pro marketing. Pomáhají mi s nimi tito zpracovatelé, se kterými mám uzavřenou smlouvu o zpracování nebo jejichž obchodní podmínky ji obsahují:
- Medevio s.r.o., IČO 09675400, Thámova 289/13, Praha 8 – online objednávání a komunikace s rodiči,
- Cloudflare, Inc. – hosting webu [a odesílání formuláře],
- [POSKYTOVATEL E-MAILU] – e-mailová schránka,
- [SOFTWARE PRO DOKUMENTACI / ÚLOŽIŠTĚ, pokud se použije],
- [ÚČETNÍ, pokud se použije] – jen údaje o platbách.
Někteří zpracovatelé nebo jejich subdodavatelé (např. Cloudflare a některé služby využívané systémem Medevio) mají sídlo v USA. Předání údajů tam probíhá na základě standardních smluvních doložek EU, případně rámce EU–USA pro ochranu osobních údajů (Data Privacy Framework). [Ověřit u Cloudflare.]
Údaje mohu předat také orgánům veřejné moci (např. soudu, Policii ČR nebo kontrolním orgánům), pokud mi to ukládá zákon.
10. Jak údaje chráním
[Ověřit, že všechna opatření níže skutečně platí:]
- K údajům mám přístup jen já.
- Papírová dokumentace je uložená v uzamčené skříni v ordinaci.
- Elektronické údaje jsou na zařízeních a v účtech chráněných heslem a dvoufázovým ověřením, se šifrovaným úložištěm.
- Web běží výhradně přes šifrované spojení (HTTPS).
11. Vaše práva
Máte právo:
- na přístup ke svým údajům a údajům svého dítěte a na jejich kopii,
- na opravu nebo doplnění nepřesných údajů,
- na výmaz, pokud už údaje nepotřebuji a neukládá mi jejich uchování zákon. Zdravotnickou dokumentaci po dobu stanovenou vyhláškou vymazat nemohu,
- na omezení zpracování,
- na přenositelnost údajů, které jste mi poskytli,
- vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
- odvolat souhlas, pokud jste mi ho k něčemu dali. Odvolání nemá vliv na zpracování před ním,
- být informováni, pokud by došlo k úniku údajů, který by pro vás představoval vysoké riziko.
Práva vůči údajům dítěte uplatňuje jeho zákonný zástupce. Stačí mi napsat na [E-MAIL] nebo mě oslovit osobně. Odpovím bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce.
Pokud se domníváte, že s vašimi údaji nezacházím správně, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.